مغزتان این گونه شما را فریب می دهد تا فکر کنید برای کارهای مهم وقت ندارید - لیسو

قاعده mere urgency effect یا تاثیر بیشتر کارهای فوری باعث می گردد همواره تمایل داشته باشیم کارهایی را در اولویت قرار دهیم که محدودیت زمانی دارند و نسبت به زمان حساس هستند و کارهایی که محدودیت زمانی ندارند را عقب تر بیندازیم. این شرایط حتی اگر بدانیم انجام یک کار غیرحساس به زمان می تواند برای ما سود و پاداش بیشتری داشته باشد؛ باز اتفاق می افتد و یک کار کم ارزش تر ولی فوری تر را زودتر و با اولویت بالاتر انجام می دهیم.

این سوگیری شناختی شرح می دهد چرا علی رغم نیت ما به انجام کارهای موثرتر، درگیر پاسخ گویی به ایمیل ها و چت ها تیمی می شویم. پاسخ دادن به پیغام ها همواره یک احتیاج فوری است؛ چون همواره یک نفر در انتظار پاسخ است. در مقابل، مهم ترین اهداف ما در اولویت کمتری قرار می گیرند و از ما دورتر می شوند. به تعویق انداختن این کارها به فردا یا هفته دیگر، هیچ پیغامدهای فوری برای ما ندارد.

جالب اینجا است که تحقیقات نشان می دهند افرادی که خود را بسیار مشغول می دانند؛ بیشتر قربانی قاعده اثر فوری می شوند؛ بدین معنا که افرادی که احساس می نمایند زمان کمی دارند؛ احتمال کمی دارد که از زمان خود به خوبی استفاده نمایند.

آنچه که می توانید انجام دهید

برای اولویت بندی وظایف خود از ماتریس آیزنهاور بهره ببرید. در ماتریس آیزنهاور چهار دسته وظیفه تعریف شده است: فوری (urgent)/غیرفوری (not urgent)/مهم (important) و غیر مهم (not important). این ماتریس به شما کدام می نماید تا تصمیم بگیرید یک کار در کدام مربع قرار می گیرد و چقدر فوری و مهم یا غیر فوری و غیر مهم است.

براساس این ماتریس، باید 2 تا 4 ساعت از برترین زمان کاری خود را برای مهم ترین کارهای روزانه خود اختصاص دهید. تصمیم بگیرید پربارترین ساعت های خود را به مهم ترین کارهای خود اختصاص دهید. در تقویم خود برای این ساعت ها هر چیزی که باعث حواس پرتی می گردد یا باعث می گردد کار را رها کنید؛ بلوکه و متوقف کنید تا بتوانید بدون وقفه روی کارهای مهم تمرکز داشته باشید.

کارهای ارتباطی خود را به ساعت های خاصی از روز موکول کنید. به جای پاسخ دادن همیشگی به ایمیل ها و پیغام ها از ابتدای صبح و لحظه ورود به محل کار، بهتر است دیگران را عادت بدهید منتظر پاسخ گویی بی درنگ شما نباشند. ساعت هایی مانند 12 تا 12:30 دقیقه یا 4 تا 5 بعدازظهر را برای پاسخ گویی به ایمیل ها، پیغام ها و سایر مکاتبات و ارتباطات تعیین کنید و در باقی ساعت ها اصلا سراغ آن ها نروید.

اگر متوجه شدید در ساعت های غیر تعیین شده، دوباره سراغ ایمیل ها و پیغام رسان ها یا شبکه های اجتماعی می روید؛ بهتر است از یک اپلیکیشن مسدودنماینده مانند Freedom برای قفل کردن اپلیکیشن های ارتباطی در ساعت های تعیینی از روز بهره ببرید. همین طور، می توانید از یک ابزار مدیریت ایمیل ها مانند Mailman سود ببرید تا بتوان همه ایمیل های دریافتی را دسته بندی کرد و در ساعت های مشخص و تعیینی از روز جواب داد.

به کارهای مهم خود مهلت بدهید. تقریبا غیرممکن است که خود را فریب ندهید تا مهلتی که خودتان تعیین کردید را حفظ کنید. بنابراین، باید دنبال راهی خارجی باشید تا برای شما مهلت انجام کارها الزام آور باشد. مثلا، می توانید به مدیر یا همکار و دوست خود بگویید قرار است یک کار مهم را در چه زمانی به خاتمه برسانید.